Digitaliseringstip van de maand!
Voorjaarsschoonmaak
Hik je al een tijd tegen de hoeveelheid documenten op de gedeelde drive van het managementsysteem aan? Zie de migratie naar een SharePointomgeving dan als een voorjaarsschoonmaak. Je loopt de verschillende processen nog eens langs, oude documenten worden bij elkaar in een archief gezet en de relevante documenten worden ondergebracht in de structuur die past bij jouw organisatie.
Tools integreren
Een migratie biedt kansen om geïntroduceerde tools te integreren met het managementsysteem. Een applicatie als Trello of Monday is bijvoorbeeld goed in te zetten voor het beheer van de corrigerende maatregelen. Bijkomend voordeel: je bekijkt de openstaande acties nog een keer grondig en je migreert alleen de openstaande acties.
Geen Trello of Monday binnen jouw organisatie? Met de optie ‘lijsten’ in SharePoint kun je overzichten creëren naar eigen inzicht. Denk aan weergave van deadlines, automatische triggers bij het overschrijden van een deadline en standaard kolommen die je kunt gebruiken voor een volledige actielijst.
Incidentenmeldingen
Vraag jij je wel eens af waarom er zo weinig incidenten zijn gemeld, terwijl ze er voor je gevoel wel zijn? Onderzoek dan de ‘forms’ functionaliteiten van SharePoint. Een volledige vragenlijst voor het melden van een incident is zo gemaakt. Het maakt geen verschil of het gaat om het registreren van een informatiebeveiligingsincident, (bijna)ongeval, klacht of een ander type incident. Het meldingsformulier is volledig aan te passen op jouw organisatie.
Wil je echt de volgende stap zetten? Met behulp van Power Automate is het mogelijk automatische mailflows te koppelen aan de Forms formulieren. Op deze manier zijn de relevante medewerkers direct op de hoogte over een nieuwe melding. Daarnaast kun je met Power Automate zorgen dat de registraties op een ‘Lijst’ in SharePoint komen. In deze lijst kan de vastlegging van de afhandeling worden gedaan en is het mogelijk periodieke evaluaties/analyses te maken.
Direct aan de slag?
Nieuwsgierig naar de SharePoint opties voor jouw organisaties? We wijzen je graat op het succesverhaal van opdrachtgever 4Consult. Wil je vrijblijvend meer weten? Neem contact op. We geven je graag een vrijblijvende demo met diverse best practices.
