Remote audits, de nieuwe werkelijkheid?
Interne- en externe audits zoals we die kennen vinden plaats aan de hand van een interview op de werkplek van de desbetreffende medewerker oftewel auditee. Inmiddels zien we dat veel audits ook plaatsvinden in een vergaderruimte. De auditee logt in op het systeem en alles is te volgen op een groot vergaderscherm. Ook vinden audits op afstand plaats, de zogeheten remote audit. Dit kan zijn omdat een specifieke afdeling van de organisatie zich elders (bijvoorbeeld in het buitenland) bevindt of door andere externe factoren.
De corona crisistijd, waarbij we afstand moeten bewaren, bedrijven gesloten zijn of het merendeel van de medewerkers thuis werkt, dwingt ons om te veranderen. Werkzaamheden moeten anders worden ingericht, ook de interne audits moeten op een andere manier worden georganiseerd. In deze blog vertel ik je graag over mijn ervaringen met remote auditting en geef ik een aantal tips om zelf interne audits op afstand uit te kunnen voeren.
De interne audit, hoe zat het ook al weer?
Het doel van een interne audit is om te toetsen of aan de eisen van het managementsysteem wordt voldaan. Door middel van onderzoek beoordeel je tijdens de interne audit, of er voldoende en goede afspraken zijn. Deze afspraken gaan over: de werkprocessen, of iedereen bekend is met deze afspraken, of deze aantoonbaar worden nagekomen in de praktijk en of er verbetering plaatsvindt in de werkprocessen. Kortom: Doen we met elkaar wat we hebben afgesproken en kunnen we dit bewijzen of laten zien? Het doel van een interne audit is dus niet: het op zoek gaan naar fouten! Het is niet zo dat je alleen een goede interne audit hebt gedaan als er veel afwijkingen naar voren komen. Een interne audit kan ook juist bevestigen dat de werkprocessen prima op orde zijn. Dat is belangrijk om in gedachten te houden.
Elk auditgesprek bestaat uit drie delen. Een audit start met een inleiding waarin de auditor toelicht wie je bent als auditor, wat je gaat doen, hoe lang het interview gaat duren en wat je verwacht van de auditee. Vervolgens ga je vragen stellen om onderzoek te doen. Dit zijn de vragen waarmee je toetst hoe het proces in de praktijk functioneert. Het laatste deel van het auditgesprek is de afronding. Als auditor vat je de besproken punten samen, vraag je of je volledig bent geweest en of de auditee nog aanvullingen heeft. Bespreek eventuele bevindingen die je hebt geconstateerd. Ten slotte vertel je dat er een rapportage gemaakt gaat worden en je vergeet uiteraard niet om de auditee te bedanken voor zijn of haar bijdrage en tijd.
Verschillende audittechnieken
Een audit voer je uit op basis van een interview. Je stelt open vragen (dus geen suggestieve vragen), je luistert goed en vraagt door op datgene wat je hoort. Vervolgens toets je of datgene wat je hoort, klopt met de desbetreffende procedure of gemaakte afspraken en je gaat op zoek naar (positieve) bewijslast. Wordt die audittechniek dan helemaal anders bij een audit op afstand, een remote audit? Uit onze ervaringen blijkt dat dit helemaal niet zo hoeft te zijn. Een remote audit kan prima werken, mits je beschikking hebt over de juiste technische tools, je bewust bent van de valkuilen en een oplossing bedenkt voor de beperkingen.
Wat heb je nodig aan tools?
Uiteraard is een goede internetverbinding een eerste vereiste. Daarnaast heb je een veilige software tool nodig om live verbinding te maken (zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams) en een rustige plek om te zitten. Ook een camera is noodzakelijk. Zo kun je non-verbale communicatie toetsen. Zorg er als auditor voor dat je de techniek vooraf test en je op de hoogte stelt van de mogelijkheden die de diverse programma’s bieden.
Qua opbouw en indeling van de audit verandert er in principe niets. Uitdagingen zijn bijvoorbeeld wel hoe je iemand op zijn gemak stelt op afstand. Aandacht voor de ander door middel van het stellen van een persoonlijke vraag helpt. In combinatie met een duidelijke introductie krijg je, ook op afstand, een goed beeld van of de auditee zich prettig voelt. Ook qua vraagtechnieken verandert er niets. Middels de technische middelen is ook het beoordelen van positieve bewijslast, oftewel systemen of documenten mogelijk. Via ‘scherm delen’ of ‘documenten delen’ kan de auditee laten zien hoe kwaliteitsregistraties geborgd zijn. Door samen door deze documenten te lopen kun je als auditor het proces prima beoordelen. Lastiger is het als het gaat om fysieke zaken in de praktijk. Een normale audit behelst namelijk veel meer dan alleen een “papieren excercitie”. Gelukkig werken de software tools ook op mobiele telefoons, dus het is zelfs mogelijk om met de auditee “mee te lopen” en een blik te werpen op de fysieke werkomgeving en fysieke middelen.
Waar moet je op letten bij remote audits?
Belangrijk bij remote auditting is dat je je realiseert dat je continu in beeld bent. Omdat alle betrokkenen gefocust zijn op het scherm, vallen details veel meer op. Een remote audit wordt hierdoor als veel intensiever ervaren. Las dus regelmatig korte pauzes in, zodat je even je armen en benen kunt strekken of een kop koffie kunt pakken.
Kortom: Als je je aanpast aan de gewijzigde omstandigheden (het is voor iedereen nieuw en anders), de juiste tools gebruikt, rekening houdt met elkaar en misschien een iets ander tempo, kan een in- of externe audit prima en succesvol remote verlopen. De enige beperking die ik heb ervaren bij het begeleiden van een externe certificeringsaudit, is het overbrengen van mijn persoonlijke felicitatie aan het eind…
Hulp nodig bij het organiseren van remote audits?
Inmiddels hebben de consultants van QSN al diverse succesvolle interne- en externe audits remote georganiseerd. Wie is binnen jouw organisatie verantwoordelijk voor de interne audits? Wij helpen graag met praktische tips- en tricks om remote audits op succesvolle wijze te realiseren. Zodat je ook in deze tijd, klaar bent voor de externe audit. Meer weten? Neem contact op.
