Digitaliseringstip van de maand! Maak gebruik van Microsoft Planner
Elke organisatie heeft te maken met planningen. Vaak worden taken toegewezen aan iemand binnen het team. Hij of zij moet de taak voor een afgesproken einddatum hebben afgerond. Hoe bewaak je het overzicht en de voortgang bij meerdere taken? De tip van deze maand: Koppel Microsoft Planner aan je Microsoft Teams omgeving.
Microsoft Planner
Microsoft Planner is een tool voor het efficiënt en effectief plannen op een eenvoudige manier. Als onderdeel van het Office 365-pakket integreert Microsoft Planner bovendien naadloos met applicaties als Outlook, Teams, SharePoint, OneNote en Project.
Binnen de verschillende QSN Teams maken wij ook gebruik van Microsoft Planner. Meestal kiezen we voor een tabblad binnen een Microsoft Teams kanaal. Er is veel mogelijk binnen Microsoft Planner zoals het instellen van een begin- en einddatum, medewerkers koppelen aan taken en een controlelijst toevoegen aan de taak. Er zijn natuurlijk ook nog andere online planners zoals Trello, Monday en Asana.
De voordelen van Microsoft Planner
Het grootste voordeel van het koppelen van Microsoft Planner aan Microsoft Teams is dat je als team gemakkelijk het overzicht en de voortgang van de planning kan bewaken. Acties zijn eenvoudig te monitoren. Dit komt onder andere door dat de planning visueel wordt weergegeven. Een voorbeeld hiervan is het categoriseren van taken en het werken met kleuren waardoor direct zichtbaar is bij welk deel van de planning de desbetreffende taak hoort. Ook zie je makkelijk, bijvoorbeeld door foto’s/namen aan de taak toe te voegen, wie verantwoordelijk is voor welke taak. De deadlines van taken zijn ook goed te monitoren. Het is zelfs mogelijk om herinneringen in te stellen. Wanneer een taak nog niet is afgerond maar de einddatum al in zicht is, ontvangt de verantwoordelijke hierover een melding.
Daarnaast is het mogelijk om acties van openstaand naar lopend en vervolgens naar afgerond te verplaatsen. Hiermee heb je direct inzicht in de status van de planning van het project. Microsoft Planner biedt dus transparantie. Iedereen kan met één oogopslag zien wat de status van de planning is en welke taken nog moeten worden afgerond.
Ten slotte is Microsoft Planner gebruiksvriendelijk. De tool is op alle apparaten (telefoon, laptop en tablet) te managen, waardoor de taken op elk moment inzichtelijk zijn.
Direct aan de slag?
Misschien is het koppelen van Microsoft Planner wel de eerste stap naar werkbare digitale processen. Veel van onze opdrachtgevers gebruiken de tool ook om acties vanuit bijvoorbeeld interne- of externe audits te monitoren.
Benieuwd naar de mogelijkheden van een volledig digitaal managementsysteem in SharePoint? We wijzen je graag op het succesverhaal van opdrachtgever 4Consult. Wil je vrijblijvend meer weten? Neem contact op. We geven je graag een vrijblijvende demo met diverse best practices.
Bronnen:
Microsoft Planner: gemakkelijk & geïntegreerd plannen | Synergics
Beter samenwerken dankzij Microsoft Planner – Constant IT
