Welke risico’s voorkom je met een digitaal managementsysteem?
Kun je je de tijd van een analoge camera, de wegenkaarten en een archiefkast vol papieren instructies nog voorstellen? Tegenwoordig is bijna alles gedigitaliseerd, ofwel getransformeerd naar een digitale vorm. Foto’s maken we met onze smartphone en ook de weg zoeken we met onze smartphone, bijvoorbeeld via apps als Google Maps. Steeds meer organisaties houden zich bezig met digitalisering. Instructies en handboeken zijn voor medewerkers online te vinden. Een logische ontwikkeling want het digitaliseren van een managementsysteem brengt grote voordelen met zich mee. In deze blog lees je welke risico’s bij een papieren managementsysteem worden wegnomen door te starten met een digitaal managementsysteem.
Risico 1: Het handboek is niet beschikbaar
Een van de grootste risico’s van een papieren managementsysteem is dat het niet altijd en overal beschikbaar is. Het handboek, processen en instructies staan in de archiefkast op kantoor. Of misschien staat het handboek wel op een schijf opgeslagen, waar geen toegang toe is. Dit is tegenwoordig, met meer thuiswerken, ondenkbaar. Door het managementsysteem te digitaliseren zijn documenten tijd- en plaats onafhankelijk en dus altijd en overal beschikbaar.
Risico 2: Informatie versplinterd of gaat verloren
Door dat informatie niet altijd en overal beschikbaar is versplinterd deze informatie of gaat het zelfs verloren. Verschillende afdelingen binnen een organisatie weten niet van elkaar wat ze doen en creëren een eigen manier van werken en informatie delen. Echter zijn al deze afdelingen wel nodig om de klant zo optimaal mogelijk te bedienen. In een digitaal managementsysteem komen alle processen samen in één systeem. Hierdoor is voor iedereen inzichtelijk voor wie welke processen van toepassing zijn. Daarnaast wordt met een digitaal managementsysteem ook geborgd dat kennis verloren gaat wanneer een collega uit dienst gaat. Door deze kennis digitaal vast te leggen in het systeem, wordt het kennis voor de hele organisatie. Dit werkt ook ondersteunend bij de onboarding van nieuwe medewerkers. De processen en methoden van de organisatie zijn inzichtelijk.
Risico 3: Informatie is niet goed vindbaar
Uit onderzoek van IDC blijkt dat medewerkers gemiddeld 22% van de werkdag bezig zijn met het zoeken en creëren van documenten. Dit waarschijnlijk omdat papieren informatie niet goed vindbaar is of omdat documenten op allerlei verschillende plekken staan. In een digitaal managementsysteem kan een goede zoekfunctie geïntegreerd worden. Dit zorgt voor snelle toegang tot de juiste informatie.
Risico 4: Versiebeheer en eigenaarschap is niet inzichtelijk
Een ander risico is dat versiebeheer en eigenaarschap van documenten niet inzichtelijk is. In het digitale managementsysteem kunnen proceseigenaren aan een proces gekoppeld worden. Zij moeten het document jaarlijks reviewen op actualiteit. Daarnaast ontvangen zij een automatische melding wanneer acties rondom versiebeheer vereist zijn. Versiebeheer wordt hierdoor eenvoudiger. Er hoeven geen aparte documenten en staatjes meer bijgehouden worden van versie beheer en eigenaarschap.
Risico 5: Informatie niet goed beveiligd
Papieren versies van documenten zijn beperkt beveiligd. Het niet op slot doen van de archiefkast of het laten slingeren van documenten zijn fouten die snel worden gemaakt. Het digitaliseren van het managementsysteem zorgt dat documenten volgens de hoogste beveiligingsstandaarden van Microsoft zijn beveiligd.
Risico 6: Het systeem leeft onvoldoende binnen de organisatie
Het laatst risico is dat een papieren managementsysteem vaak onvoldoende leeft binnen de organisatie. Het papieren handboek staat te verstoffen in de kast. Een digitaal managementsysteem is toegankelijker en wordt er sneller ‘bijgepakt’ door medewerkers. Het hele proces van de organisatie is inzichtelijk en er wordt een betere samenhang gerealiseerd tussen processen, documenten en doelstellingen. Dat maakt het managementsysteem voor iedereen begrijpelijk, wat zorgt voor meer begrip. Daarnaast kunnen er via het digitale managementsysteem nieuwsupdates worden gestuurd naar alle medewerkers. Tot slot kan je aan het digitale managementsysteem dé fun factor toevoegen! Denk aan filmpjes of personalisaties. Of misschien wordt het digitale managementsysteem wel jullie nieuwe, altijd bereikbare, medewerker, die je al jouw vragen kan stellen?
