Digitalisering risico’s en processen
Digitalisering staat steeds vaker op de ondernemersagenda. Met de toenemende hoeveelheid informatie wordt digitalisering steeds belangrijker om efficiënt te kunnen blijven werken. Maar wat is digitalisering eigenlijk? En wat betekent dit voor compliance, certificatie en managementsystemen?
Digitale transformatie voor wendbare organisaties
Digitale transformatie is het realiseren van veranderingen die resulteren in een digitaal georiënteerde en wendbare organisatie. Dit betekent voor organisaties dat men digitale middelen voluit gaat benutten om concurrentievoordeel te realiseren. Het gaat daarbij om alle digitale technologieën waardoor alles met elkaar verbonden is. Essentiele uitgangspunten hierbij zijn o.a. kostenbesparingen, waardecreatie, een betere klantbeleving en tevreden medewerkers.
Digitaliseren van risico’s en processen
Risicomanagement is een onderwerp dat enorm is gebaat bij digitalisering. Steeds meer organisaties willen kunnen aantonen dat zij “in control” zijn. Daarbij kan het gaan om wet- en regelgeving, continuïteit, informatiebeveiliging, milieu of arboveiligheid. Met het in kaart brengen van risico’s vergroot je de weerbaarheid van een organisatie en creëer je een “license to operate”. Vaak worden risico’s opgenomen in een groot Excel overzicht, voorzien van de juiste weging en beheersmaatregelen. De koppeling naar processen en doelen is niet altijd inzichtelijk en dat zorgt ervoor dat het los blijft staan van de operatie. Digitalisering kan bijdragen in meer eigenaarschap, omdat het kan laten zien hoe bepaalde risico’s bijdragen in het realiseren van doelen.
Alle processen, instructies en formulieren moeten tegenwoordig direct en voor alle medewerkers beschikbaar zijn. Papieren handboeken en procedures passen daar niet meer bij. Uit onderzoek van IDC blijkt dat medewerkers gemiddeld 22% van de werkdag besteden aan het zoeken en creëren van documenten. Een digitaal managementsysteem zorgt voor snelheid en toegankelijkheid van de informatie. Daarnaast kun je ook hier met digitalisering een betere samenhang realiseren tussen processen, registraties en doelstellingen en dat betekent meer inzicht en een beter begrip.
De laatste jaren hebben onze consultants diverse organisaties geholpen bij het digitaliseren van het managementsysteem op verschillende digitale platformen. Het BlueBook is hierdoor tijd- en plaats onafhankelijk benaderbaar en er zijn geen issues meer met versiebeheer of documenten die kwijt raken. Er zijn proceseigenaren die het proces jaarlijks reviewen op actualiteit en zo ontstaat er meer eigenaarschap voor de processen. Daarbij is het een groot voordeel als de onderliggende formulieren en registraties digitaal benaderbaar zijn. Zo kunnen de uitkomsten van processen inzichtelijk en real-time samenkomen in een dashboard. In één oogopslag wordt duidelijk waar afwijkingen zitten en welke acties nog open staan. Door bijvoorbeeld automatische notificaties krijgen alle belanghebbenden een melding wanneer er actie vereist is.
Digitalisering van interne audits
Tot op heden lag bij de interne audits vaak de nadruk op het toetsen van compliance op basis van een persoonlijke gesprek. Aan de hand van een interview werd gekeken naar bewijslast, in relatie tot de afgesproken werkwijze. De resultaten worden weergegeven in een rapportage van dat moment. Door het uitsturen van bijvoorbeeld online vragenlijsten, kun je in korte tijd meer gegevens verzamelen en bovendien de betrouwbaarheid vergroten. De interne auditor krijgt meer gestandaardiseerde informatie over een langere periode, kan daardoor betere trendanalyses maken en heeft beter inzicht in de oorzaken die ten grondslag liggen aan procesvariaties.
Toegevoegde waarde
Vanuit onze adviespraktijk zien we dat digitalisering de toegevoegde waarde van managementsystemen kan verhogen. Met onze lange termijn relaties stellen we gezamenlijk een masterplan op. Dit masterplan beschrijft het groeiperspectief van compliance en managementsystemen. In welke fase verkeert de organisatie, wat zijn de prioriteiten voor de komende drie jaar, welke ontwikkelingen worden verwacht en hoe kan het managementsysteem daarin actief bijdragen. Zo wordt gewerkt van “in control” naar eigenaarschap, naar sturen op betrouwbare data, naar duurzame verbeteringen. Digitalisering helpt bij dit proces om in korte tijd meer mensen te kunnen bereiken, de hoeveelheid en betrouwbaarheid van informatie te vergroten en daarbij toch focus te kunnen houden. Daarbij is het wel zo dat er niet één tool is waarmee alle voordelen kunnen worden gerealiseerd. Oplossingen verschillen en samen met de klant kan worden gekeken naar de meest passende digitaliseringstool.
Persoonlijke uitnodiging
Wij willen graag met onze relaties van gedachten wisselen over dit onderwerp. Heb je ervaring met digitalisering van audits, risico’s, processen of incidenten of heb je er vragen over? Meld je dan aan, we zijn benieuwd naar de ervaringen en de wijze waarop jullie dit hebben geïmplementeerd. Zelf zullen we onze ervaringen delen met verschillende pakketten en bieden we je een heerlijke lunch op een centrale plek. Sluit je aan tijdens onze Lunch & Learn sessie op 3 december in Culemborg. Aanmelden uiterlijk 18 november 2019.
Bronnen: FD Transformers 2019 onderzoek naar digitale transformatie in Nederland, IDC on the High Cost of Not Finding Information, www.managementsite.nl
