Consultatie en participatie van medewerkers bij Gezond & Veilig Werken
ISO 45001 is het nieuwe internationale managementsysteem voor Gezond en Veilig Werken (G&VW). Op 12 maart 2018 is deze nieuwe norm gepubliceerd. Deze nieuwe norm zal in 2021 definitief de OHSAS 18001 norm vervangen.
Inbreng en betrokkenheid medewerkers
Een organisatie kan op verschillende manieren invulling geven aan inbreng en betrokkenheid van medewerkers. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld:
- Organiseren van werkoverleg.
- Vormgeven van een werknemersvertegenwoordiging (bijvoorbeeld een Personeelsvertegenwoordiging of, indien volgens wetgeving verplicht een Ondernemingsraad).
- Opzetten van een Arbocommissie.
Werkoverleg
Werkoverleg kan formeel en informeel plaatsvinden binnen de organisatie. Met het informeel karakter is het belangrijk dat een leidinggevende bereikbaar is voor vragen, verbetervoorstellen en afstemming. Indien jouw organisatie kiest voor een informeel karakter, is het van belang om het werkoverleg frequent en op een realistisch tijdstip te laten plaatsvinden. Het doel van een werkoverleg is dat er relevante punten worden besproken, gekoppeld aan het Gezond en Veilig Werken beleid. De uitkomst van dergelijke overlegstructuren moeten resulteren in verbeteringen door en voor de medewerkers. Medewerkers worden zowaar geconsulteerd tijdens een werkoverleg omdat zij kunnen benoemen “wat beter kan” en tevens krijgen zij een rol bij “besluitvorming”. Het spreekt voor zich dat er vanuit een werkoverleg, afspraken voortvloeien en actiepunten worden benoemd.
Alternatieve invullingen
Andere alternatieve invullingen zijn het inrichten van een werkgroep, themagroep, brainstormsessies, uitvoeren toolboxmeetings, medewerkers betrekken bij uitvoeren van veiligheids- en milieurondes met een checklist, toepassen van een participantentool en ga zo maar door. Het is belangrijk dat de invulling past bij de organisatie.
Personeelsvertegenwoordiging
Indien een meerderheid van medewerkers het nodig acht, kan een personeelsvertegenwoordiging worden ingericht binnen een organisatie van minder dan 50 medewerkers. Een personeelsvertegenwoordiging heeft bepaalde bevoegdheden. Denk dan aan bijvoorbeeld “instemmingsrecht” bij veranderingen met betrekking tot Gezond en Veilig Werken.
Ondernemingsraad
Organisaties vanaf 50 medewerkers zijn in principe verplicht om een Ondernemingsraad in te richten volgens de Wet op Ondernemingsraden (WOR). Deze Ondernemingsraad is een belangrijke vertegenwoordiging van “de achterban”, zij hebben een bepaalde representativiteit voor alle medewerkers. De Ondernemingsraad overlegt met de bestuurder van de organisatie, heeft initiatiefrecht, instemmingsrecht en bevordert ook het naleven van de geldende voorschriften. Ze hebben zowaar een stimulerende zorgtaak om de arbeidsomstandigheden te verbeteren (WOR artikel 28). Verder heeft de ondernemingsraad ook het overlegrecht (WOR artikel 12.2) en informatierecht (WOR artikel 31). Ten aanzien van het informatierecht wordt verwacht dat ongevraagd en gevraagd informatie wordt gedeeld met de Ondernemingsraad over bijvoorbeeld de RI&E inclusief Plan van Aanpak, verzuimcijfers, adviezen van de arbodienst, registratie van (bijna) ongevallen, communicatie met inspectie SZW, veiligheidsrapporten etc.
Arbocommissie
Het inrichten van een Arbocommissie wordt niet wettelijk ondersteund. Met kan hierbij denken aan stuurgroepen, een Arboteam, een klankbordgroep welke aangesteld worden door de organisatie. De samenstelling van desbetreffende commissie kan bestaan uit deskundigen, leidinggevenden, medewerkers maar ook medezeggenschap uit OR en VGW(M) commissie.
Consultatie en participatie
De twee elementen “inbreng en betrokkenheid” moet een organisatie naast “consultatie en participatie” zetten, uitgewerkt in ISO norm 45001; paragraaf 5.4. Desbetreffende eis is essentieel binnen het G&VW beleid en dient proactief te worden uitgevoerd. De medewerkers of medezeggenschap dient dus betrokken te worden in het besluitvormingsproces. Consulteren over de visie en niet achteraf op de hoogte brengen.
Consultatie
Bij consultatie gaat het vooral over het toetsen van de verschillende mogelijkheden en oplossingen bij werknemers en medezeggenschapsorganen voor een beslissing wordt genomen. Passend bij dit topic is de communicatie in twee richtingen, tijdig verstrekken van de benodigde informatie en onderbouwde feedback kunnen geven.
Binnen de ISO 45001 norm komt consultatie terug in diverse normeisen. Namelijk:
1. Vaststellen van de behoeften en verwachtingen van belanghebbenden.
2. Vaststellen van het G&VW-beleid.
3. Toewijzen van rollen, verantwoordelijken en bevoegdheden binnen de organisatie.
4. Vaststellen hoe kan/moet worden voldaan aan wettelijk en andere eisen.
5. Vaststellen van G&VW doelstellingen en het plannen hoe deze bereikt kunnen worden.
6. Vaststellen van toepassing zijnde beheersmaatregelen voor uitbesteding, inkoop en aannemer.
7. Vaststellen wat er moet worden gemonitord, gemeten en geëvalueerd.
8. Plannen, opzetten, implementeren en onderhouden van (een) auditprogramma(s).
9. Bewerkstelligen van continue verbetering.
Participatie
Bij participatie gaat het nog een stapje verder, hierbij gaat het namelijk om het kunnen meebeslissen. Medewerkers en medezeggenschapsorganen moeten worden betrokken bij de besluitvorming.
Binnen de ISO 45001 norm komt participatie terug bij de volgende normeisen:
1. Vaststellen van de mechanismen voor consultatie en participatie.
2. Identificeren van gevaren en het beoordelen van risico’s en kansen.
3. Vaststellen van maatregelen voor het wegnemen van gevaren en het verminderen van G&VW risico’s.
4. Vaststellen van competentie-eisen, trainingsbehoeften, training en het evalueren van training.
5. Vaststellen van een effectieve communicatiestructuur en ook methode van uitvoering.
6. Vaststellen van beheersmaatregelen en een doeltreffende implementatie en gebruik ervan.
7. Onderzoeken van incidenten en afwijkingen en vaststellen van corrigerende maatregelen.
Hulp nodig?
Gaat jouw organisatie aan de slag met het opzetten van een ISO 45001 managementsysteem? Of moeten jullie de transitie nog maken naar deze vernieuwde norm? Neem contact op, we helpen graag. Ook voor de inrichting van consultatie en participatie hebben wij ervaring met goede tools en methodieken. We vertellen graag wat het beste bij jouw organisatie past.
Bronnen: Webinar Medewerkersbetrokkenheid Gezond & Veilig Werken (SBI Formaat) d.d. 12 mei 2020;Webinar NEN ISO 45001 d.d. 26 april 2020; NEN ISO 45001:2018
