Lunch & Learn Digitalisering
Op 3 december 2019 hebben wij weer een leerzame Lunch & Learn sessie georganiseerd met onze opdrachtgevers. Onder het genot van een lekkere lunch op een prachtige locatie hebben we gediscussieerd over de wensen en risico’s bij het digitaliseren van managementsystemen, audits en compliance. Op deze manier willen we graag de digitaliseringswensen van opdrachtgevers nog beter leren kennen.
Kennisexpert Jasper heeft de deelnemers allereerst geïnformeerd over enkele feiten. Zo blijkt:
- Volgens McKinsy dat de zoektijd naar informatie met 35% omlaag kan.
- Volgens IDC dat medewerkers gemiddeld 22% van de werkdag besteden aan het zoeken en vinden van informatie.
- Volgens NCEB 2019 dat bedrijven gemiddeld 4,6% van de omzet uitgeven aan digitale innovatie.
Met de toenemende hoeveelheid informatie wordt digitalisering steeds belangrijker om efficiënt te kunnen blijven werken. Organisaties durven daarbij te investeren, waarbij het realiseren van kosten- en tijdsbesparingen belangrijke doelstellingen zijn.
Huidige situatie en wensen
Momenteel werken de aanwezige organisaties al met diverse digitale systemen. Topdesk, Jira, Afas, Confluence en Mavim zijn onder andere voor het digitaliseren van (deelprocessen) genoemd. Uit de discussie blijkt dat organisaties de wens hebben om meer te digitaliseren. Denk daarbij naast procesbeschrijvingen ook aan het interne auditproces, de risicoanalyse, management review en het opvolgen van actielijsten. Deelnemers benoemen daarbij de volgende wensen en randvoorwaarden:
- Digitalisering moet resulteren in het verbeteren van de vindbaarheid en versiebeheer.
- Digitalisering moet de communicatie verbeteren.
- Digitalisering moet bijdragen aan het stimuleren van eigenaarschap.
- Digitalisering moet resulteren in efficiënter werken.
- Digitalisering moet resulteren in meer real-time inzicht, o.a. door dashboarding.
- Digitalisering moet het mogelijk maken om meer acties te automatiseren.
- Digitalisering moet helpen om compliant te blijven aan veranderende wetgeving.
Interne audits digitaliseren
Vervolgens is gediscussieerd aan de hand van enkele stellingen. Er is uitgebreid gesproken over het digitaliseren van interne audits. Dit kan bijvoorbeeld door het inzetten van self assessments. Tot op heden ligt bij de interne audits vaak de nadruk op het toetsen van de compliance op basis van een momentopname en resultaten en steekproeven uit het verleden. Ook dit speelveld is in beweging. Data gedreven besluitvorming wordt belangrijker en geeft meer focus. Dit kan bijvoorbeeld door het inzetten van online vragen, waarna de focuspunten worden geauditeerd. Door het inzetten van diverse methodieken en bijbehorende tools kunnen er doorlopend valide waarnemingen worden gedaan en ontstaat meer data en inzicht. De interne auditor krijgt daardoor meer real-time informatie, kan real-time trendanalyses maken en krijgt beter inzicht in de oorzaken die ten grondslag liggen aan procesvariaties. Tevens zien de aanwezige bedrijven dit als voordeel voor de auditees, omdat tijd en plaats onafhankelijk de audit vragenlijst kan worden ingevuld.
Risico’s bij digitaliseren
Deelnemers waren voornamelijk van mening dat de grootste risico’s zich bevinden in beperkingen in systemen, de complexiteit van systemen, de hoeveelheid systemen en eventuele vakbekwaamheid. Uit de discussie blijkt dat het van groot belang is dat het managementsysteem integraal en gebruiksvriendelijk blijft. Dat er voldoende aandacht is voor de kennis en kunde van medewerkers en het systeem betrouwbaar is.
Meer weten?
Verder met ons praten over onze ervaringen en ideeën? Neem contact op. We denken graag mee over een plan passend bij de wensen van jouw organisatie. Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld een Demo te plannen.
Nieuwsgierig naar onze aankomende events? Bekijk direct onze trainingspagina!
