Meten is weten
In de wereld van ISO standaarden wordt veel gemeten. Immers, meten is weten. Niet alleen gecertificeerde organisaties worden geacht om te meten. Ook de partijen die betrokken zijn bij het opstellen en toetsen van de kaders voor jouw certificering meten. Van metingen op het jaarlijkse aantal wereldwijde certificeringen voor verschillende normenkaders door de ISO zelf, tot aan de diverse (lokale) certificerende instellingen die overzichten bijhouden van tekortkomingen die zij constateren tijdens hun certificatie – en opvolgingsaudits. En daarop wordt dan soms zelf weer wetenschappelijke onderzoek gebaseerd, zoals een onderzoek van Jan Kopia uit 2018 naar de effectieve implementatie van managementsystemen, waarbij door een kwantitatieve analyse van auditresultaten door middel van een statistische benadering wordt gekeken naar wat afwijkingen op specifieke normeisen zeggen over de mate van implementatie van het systeem. Uiteraard goed onderbouwd met metingen.
Meest voorkomende afwijkingen ISO certificaten
Gebaseerd op de ISO High Level Structure zijn dit de 7 meest voorkomende afwijkingen bij de meest populaire normschema’s (in willekeurige volgorde):
- Belanghebbende partijen en relevante issues en verwachtingen worden onvoldoende geïdentificeerd, in het kader van het vaststellen van de context van het managementsysteem.
- De implementatie van een gedegen wijzigingsproces (MoC) ontbreekt of is onvoldoende aantoonbaar en risicobeoordelingen worden onvoldoende (aantoonbaar of gestructureerd) uitgevoerd.
- Het ontbreken van een actueel zicht op aanwezige kennis en kunde binnen de organisatie en een proces om deze in lijn te houden met de organisatievereisten.
- Onvoldoende beheer van documentatie is een afwijking die regelmatig wordt vastgesteld. Zo werkt nog lang niet elke organisatie met een werkend systeem voor versiebeheer, alhoewel er steeds meer oplossingen in de markt zijn waarbij versiebeheer automatisch wordt vastgelegd. Daarnaast worden bewaartermijnen soms wel vastgesteld maar veelal nog niet (digitaal) nageleefd. Documenteren van de belangrijkste afspraken en verantwoordelijkheden (interne processen en tussen de organisaties en ketenpartijen) vindt onvoldoende plaats.
- Er is onvoldoende kennis en ervaring aanwezig binnen de organisatie om effectieve interne audits uit te kunnen voeren.
- Tijdens de directiebeoordeling wordt in onvoldoende mate stilgestaan bij het mitigeren van risico’s en het vaststellen van de effectiviteit van getroffen maatregelen.
- Vastgestelde afwijkingen worden onvoldoende gedocumenteerd en een goede oorzaakanalyse en besluitvorming over maatregelen ontbreken.
Dunne lijn
Als consultant ben ik dagelijks bezig met het adviseren over en het inrichten en onderhouden van een managementsysteem dat past bij de organisatie. Uiteraard voldoet het managementsysteem ook aan de eisen vanuit het normenkader. Soms ligt er een dunne lijn tussen datgene dat wordt vereist vanuit de norm en waar de toegevoegde waarde voor de organisatie ligt. Daarom is het goed om zicht te hebben op de meest voorkomende afwijkingen. Ook wij gebruiken de resultaten van externe metingen dankbaar om onze diensten aan te scherpen.
Hulp nodig?
Aan de slag met het opzetten en implementeren van een managementsysteem? Of hulp nodig bij het opleiden en trainen van het auditteam? Neem contact op, we helpen graag.
Bronnen: http://asrworldwide.com/, Effective Implementation of Management Systems – Jan Kopia
