Herziening High Level Structure

NEN voert het secretariaat van de ISO-werkgroep, die de herziening van de High Level Structure (HLS) voorbereidt. In januari 2020 is de derde vergadering gehouden in Sydney. Tijdens deze vergadering is een belangrijke stap gezet naar een nieuwe editie van de HLS die eind dit jaar gereed moet zijn.

Waarom een herziening?

Bij alle managementsystemen is in de afgelopen jaren, op besluit van ISO, het zogenaamde “Plug-in model” doorgevoerd. Hierdoor hebben alle normen een zelfde structuur met dezelfde kerneisen. De normen zijn hierdoor op elkaar aangesloten, gemakkelijker te integreren en sluiten beter aan op de praktijk van de bedrijfsvoering.

Zoals bekend worden de normen voor managementsystemen periodiek herzien op actualiteit, zo geldt dit ook voor deze kerneisen. Enkele jaren geleden is hiervoor een review gestart onder de technische commissies. Het resultaat van deze review eind 2018 is een conclusie tot noodzaak van een “limited revision” van de HLS. Deze herziening focust zich vooral op de kerneisen (zwaartepunt) en de toelichting (interpretatieverschillen) ervan.

De eerste workdraft is door TASKFORCE 14 verstuurd in het najaar 2019. Vanuit de gehele internationale commissies zijn ruim 850 commentaren ingediend. Deze commentaren waren vooral gericht op drie belangrijk speerpunten namelijk:

• Definitie “risico”.
• Definitie “gedocumenteerde informatie”.
• Definitie “eis”.

Vanuit de Nederlandse technische commissie zijn er twee uitgangspunten uitgesproken, namelijk:

• Compliance management behoeft versterking.
• Meer helderheid over welke onderdelen van het managementsysteem een organisatie documentatie moet bijhouden voor zowel effectiviteit als bewijslast.

Belangrijke output is dat de HLS geaccepteerd en gewaardeerd wordt binnen alle managementsystemen. De HLS blijft de basis, hierdoor dus ook de componenten zoals de context- en risicoanalyse, compliance management, leiderschap, focus op risico’s en kansen en een koppeling tussen strategie en operatie aanwezig in alle normen.

Nieuwe accenten

Nieuw accenten zijn onder andere een helder uitgangspunt over compliance management. Een volledige contextanalyse is zeker van belang maar maak als organisatie de keuze welke eisen worden geadresseerd in het managementsysteem. Uiteraard is het naleven van wetgeving verplicht. Ook Management of Change wordt een generieke eis, terugkomend in alle managementsystemen. Verder komt er een verduidelijking op beheersing van ingekochte producten, diensten en processen. De strekking wordt alles wat de organisatie extern inkoopt, inleent en gebruikt mag geen negatieve impact hebben op het gewenste resultaat van het managementsysteem. Het laatste accent gaat in op een generieke benadering van de benaming “gedocumenteerde informatie”. Het wordt nog meer de verantwoordelijkheid van de organisatie om te bepalen welke gedocumenteerde informatie belangrijk is voor het effectief functioneren van het managementsysteem. Hierbij komen de woorden ‘’maintain, retain en keep’’ niet meer voor in de herziening. De nieuwe benaming wordt; er moet gedocumenteerde informatie zijn.

De volgende stap

Het definitief concept voor HLS is opgeleverd in januari 2020. Op dit moment vindt een laatste goedkeuringsronde plaats door TASKFORCE 14 welke afgerond wordt medio april. Aansluitend wordt dat concept rondgestuurd naar alle ISO leden voor een laatste acceptatie. Deze versie wordt openbaar. Parallel wordt gewerkt aan de toelichtingen met naar verwachting een eindconcept juni 2020.

Naar verwachting wordt de totale herziening op de HLS eind 2020, begin 2021 opgeleverd. De technische commissies van de verschillende normen gaan zelf beslissen wanneer een norm toe is aan een complete herziening. Naar verwachting zal Asset management ISO55001 de eerste zijn die wordt herzien.

Bron: Webinar NEN 12 maart 2020