4Consult
Afgelopen zomer heeft 4Consult de overstap gemaakt van een papieren handboek naar een digitaal managementsysteem in SharePoint. We zijn nieuwsgierig waarom 4Consult deze stap heeft gezet en wat het in de praktijk allemaal oplevert. We interviewen Dennis Wijnmalen, de Technical Manager van 4Consult en de betrokken QSN Consultant.
Certificatie is een harde eis
We beginnen bij het begin. ‘Sinds 2014 werken we samen met QSN.’ Begint Dennis. ‘4Consult is een ICT dienstverlener. Omdat we voor onze klanten kritische werkzaamheden uitvoeren kregen we steeds vaker de vraag of we ook ISO 27001 gecertificeerd waren. Omdat ruim driekwart van onze klanten zich in de zorgsector bevinden, werd ook de vraag naar NEN 7510 steeds groter. QSN Consultant Erwin heeft ons toen geholpen bij het opzetten en implementeren van managementsystemen conform ISO 27001 en NEN 7510. Inmiddels zijn deze certificaten voor onze klanten gewoon een harde eis.’
Klant voorop
Inmiddels komt QSN al drie jaar bij 4Consult over de vloer. ‘Voor 4Consult staat de klant altijd voorop. Het managementsysteem is al redelijk volwassen, tijdens interne audits en consultancydagen hebben we het daarom ook over mogelijke interne verbeteringen. Natuurlijk is voldoen aan de normeisen belangrijk, maar het moet vooral ook passen bij de organisatie.’ Dennis gaat door: ‘Ook is onze organisatie de laatste jaren erg gegroeid. Informatie vinden werd ineens een stuk lastiger.’
Het kan en moet beter
QSN: ‘Tijdens de laatste interne audits kwamen verbeterpunten naar boven ten aanzien van versiebeheer en awareness. Verschillende versies gingen rond en medewerkers wisten bijvoorbeeld niet (meer) hoe zij informatiebeveiligingsincidenten moesten melden.’ Dennis vult aan; ‘Ook werkten alle medewerkers door Covid-19 ineens thuis. De vraag om verbetering en digitalisering kwam dus ook vanuit hen. In overleg hebben we toen besloten dat het beter kon en moest. Onze QSN Consultant had goede ervaringen met SharePointpagina’s bij andere organisaties. We hebben toen de stap gezet.’
“Wat een groot voordeel is, is dat veel organisaties al SharePoint in het Officepakket hebben zitten. Je hebt dus niet te maken met nieuwe hoge licentiekosten.”
SharePoint inrichting
Een groot voordeel is dat veel organisaties al SharePoint in het Officepakket hebben zitten. Je hebt dus niet te maken met nieuwe hoge licentiekosten. 4Consult had drie belangrijke eisen voor de SharePoint omgeving; iedereen moet informatie makkelijker kunnen vinden door een zoekfunctie, het moet overzichtelijk zijn en het moet helpen bij verdere digitalisering en automatisering.
Onze QSN Consultant heeft het managementsysteem in SharePoint gebouwd. Hij legt uit: ‘Alle informatie is samengekomen op één plek. Processen zijn gemakkelijk te vinden en alles is aan elkaar gekoppeld. Onderliggende formulieren en registraties zijn gedigitaliseerd in MS Forms. Andere belangrijke programma’s zoals de projectmanagementtool Monday voor de actiepunten en TopDesk voor de opvolging van incidenten zijn aan de processen gekoppeld. Er zijn rollen en bevoegdheden toegekend, waardoor voor iedereen duidelijk is wie wat mag en kan doen. Ook is er voldoende ruimte voor humor. Verbaas je niet als je grappige gifjes of filmpjes tegenkomt. Dat past gewoon bij 4Consult.’
Implementatie door webinar
Dennis; ‘Toen de nieuwe SharePointomgeving stond, vonden we het belangrijk dat we alle medewerkers goed konden informeren. Vanaf nu doen we het zo. Dit is nu de nieuwe werkelijkheid. Er is een webinar gegeven aan alle medewerkers. Zij zijn meegenomen door de SharePointomgeving en er is een soort van speurtocht met opdrachten opgezet. Het webinar is ook opgenomen. Handig zodat nieuwe medewerkers de toelichting kunnen terugkijken.’
In de praktijk
Dennis: ‘Het is voor ons allemaal heel fijn dat informatie makkelijker te vinden is. Dat scheelt zoek en vliegwerk. Omdat SharePoint alle activiteiten logt, hebben we ook geen issues meer met versiebeheer. Fijn voor toekomstige audits.’ De QSN Consultant vult aan; ‘Ik ben vooral blij dat informatiebeveiliging meer is gaan leven binnen 4Consult. Doordat we bijvoorbeeld het incidentenformulier hebben gedigitaliseerd in MS Forms (in plaats van een oud template in WORD) worden tot drie keer meer incidenten gemeld. En dat is natuurlijk belangrijke verbeterinformatie. Ook hoeven we niet meer met grote Excellijsten te werken voor bijvoorbeeld het overzicht wet- en regelgeving en de risicoanalyse. In SharePoint gebruiken we de optie SharePoint lijsten, erg handig! Een ander bijkomend voordeel is dat ik op afstand heel gemakkelijk en snel kan helpen bij vragen of wijzigingen.’ Dennis beaamt dit; ‘QSN is altijd al goed bereikbaar, maar de flexibiliteit is door SharePoint verder toegenomen. De desbetreffende Consultant kan op afstand overal gemakkelijk bij.’
De volgende stap
Tot slot hebben we Dennis gevraagd naar toekomstige doelen. ‘In 2021 willen we ons managementsysteem uitbreiden. We willen ook gaan certificeren op ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement en NTA 7516 voor veilig medische gegevens communiceren. We hopen dan weer een beroep op de kennis en expertise van QSN te kunnen doen.’
Mogen we jouw organisatie ook helpen bij digitalisering? Neem contact met ons op!
ContactGerelateerde referenties
Bekijk alle
Vereniging COIN is de vereniging van alle Nederlandse telecombedrijven. De vereniging levert belangrijke diensten. Denk bijvoorbeeld aan nummerbehoud bij het overstappen naar een andere telecomaanbieder of het overbrengen van informatie naar meldkamers zodra 112 wordt gebeld.
Of een bedrijf een 6 of een 9 scoort bij de ISO-certificering weet je niet. Elk bedrijf krijgt hetzelfde certificaat. VI Company had dus voor een 6 kunnen gaan. Maar ze kozen ervoor om het goed te doen en er meer tijd en energie in te steken. Dat sluit aan bij de cultuur binnen VI Company.
Onze overkoepelende organisatie heeft ons een aantal jaar terug gevraagd conform NEN 7510 te certificeren. Informatie in de ambulance en in de meldkamer is vrijwel altijd vertrouwelijk van aard. Belangrijk om daar dus op de juiste manier mee om te gaan.